Der PKW im Steuerrecht: Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

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Die Finanzverwaltung erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch im Rahmen der Firmenwagenbesteuerung grundsätzlich an. Dabei ist eine Voraussetzung, dass sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuellen Fahrtenbuch gewinnen lassen.

Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (BFH, Urteil v. 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410).

Aus Sicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden. Es ist dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF, Schreiben v. 3.3.2022, BStBl 2022 I S. 323, Rz. 28).

Für Privatfahren genügen Kilometerangaben. Das Ausschalten des GPS-Modus ist zulässig. Werden Eingaben geändert, müssen diese erkennbar sein. Ein Datenzugriff der Finanzverwaltung muss gewährleistet werden.

Sofern manuelle Angaben zu Art, Ziel und Zweck der Fahrt nachträglich geändert werden können, ohne dass dies aufgezeichnet und ausgewiesen wird, erkennt die Finanzverwaltung dies nicht an. Ein Fahrtenbuch als Excel-Datei geführt, ist ebenso unzulässig, da Änderungen jederzeit gelöscht werden können und dies vom Programm nicht aufgezeichnet wird (BFH, Urteil v. 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl 2006 I S. 410).

Nach ständiger Rechtsprechung ist beim elektronischen Fahrtenbuch keine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung notwendig und auch nicht möglich, da ansonsten jegliche Updates von der Finanzverwaltung geprüft werden müssten. Das steuerliche Risiko trägt somit der Steuerpflichtige. Es empfiehlt sich daher, die genauen Produktdaten eines Herstellers durchzulesen.

Zu den Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch hat der BFH mit Beschluss v. 12.1.2024 (VI B 37/23, BFH/NV 2024 S. 389, NWB LAAAJ-58225) erneut Stellung bezogen. Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, so die Richter, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Damit wird das Urteil v. 16.11.2005 bestätigt.

Auszug aus der Neuauflage „Der PKW im Steuerrecht“ von Daniela Karbe-Geßler und Daniel Eilenbrock.

Darum ist die Neuauflage so wertvoll für die Praxis

Die Überlassung eines Firmenwagens oder eines (Elektro-) Fahrrades zur privaten Nutzung sind beliebte Bestandteile in Gehaltsverhandlungen und aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Bei der steuerlichen Berücksichtigung von Elektrofahrzeugen gelten zudem Neuregelungen ab 1.1.2024. Darüber hinaus stellen sich bei der privaten Nutzung von Dienstfahrzeugen durch Arbeitnehmer oder Unternehmer teils sehr differenzierte steuerliche Fragen, die häufig Schwerpunkt in Lohnsteueraußenprüfungen und Betriebsprüfungen sind.

Sämtliche Fragen, die in der täglichen Praxis auftreten können, beantwortet der aktuelle Brennpunkt „Der PKW im Steuerrecht“. Die neuen gesetzlichen Regelungen durch das Wachstumschancengesetz sowie aktuelle Rechtsprechung und die geltenden Verwaltungsanweisungen wurden berücksichtigt. Mit praktischen Beispielen und zahlreichen Grafiken werden mögliche Problemfelder aufgezeigt und deren optimale steuerliche Handhabung erläutert.