Die betriebliche Pkw-Nutzung
I. Betriebliche Pkw-Nutzung
Nicht immer führt eine Erhöhung der betrieblichen Nutzung eines Pkw zu einer Reduzierung der Steuerlast. Vielmehr bedarf es einer gesonderten Betrachtung der jeweiligen betrieblichen Verhältnisse unter Berücksichtigung des Fahrzeugtyps (Elektrofahrzeug oder Verbrenner, Neuwagen oder älterer Gebrauchtwagen).
- Überblick über die ertragsteuerliche Behandlung betrieblicher Pkw
Top aktuell hat der BFH klargestellt: Maßgeblich für die Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils ist die dauerhaft beabsichtigte eigenbetriebliche Nutzung und nicht nur das Nutzungsverhältnis im Anschaffungsjahr (BFH, Urteil v. 12.3.2024 - VIII R 1/21, NWB CAAAJ-67903, Rz. 17). Für die Zuordnung zum Betriebs-/Privatvermögen gilt in Abhängigkeit zum betrieblichen Nutzungsanteil:
a) Pkw im notwendigen Betriebsvermögen
- Pkw wird dauerhaft zu über 50 % für betriebliche Fahrten genutzt
- Erfassung sämtlicher Fahrzeugkosten (die keiner konkreten Nutzung zugeordnet werden können) in der laufenden Buchhaltung als Betriebsausgabe
- für die privaten Mitbenutzung ist eine gewinnerhöhende Nutzungsentnahme zu erfassen
- Bewertung nach Fahrtenbuchmethode oder 1 %-Regelung
- Pkw ist steuerverhaftet
b) Pkw im gewillkürten Betriebsvermögen
- Pkw wird zu mindestens 10 % und maximal 50 % betrieblich genutzt (hier: Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen)
- für die privaten Mitbenutzung ist eine gewinnerhöhende Nutzungsentnahme zu erfassen
- Erfassung sämtlicher Fahrzeugkosten (die keiner konkreten Nutzung zugeordnet werden können) in der laufenden Buchhaltung als Betriebsausgabe
- Bewertung nach Fahrtenbuchmethode oder sachgerechte Schätzung
- Pkw ist steuerverhaftet
c) Pkw im Privatvermögen
- Pkw wird zu maximal 50 % betrieblich genutzt
- Keine Erfassung der Fahrzeugkosten (die keiner konkreten Nutzung zugeordnet werden können) in der laufenden Buchhaltung
- für die betriebliche Mitbenutzung ist eine gewinnmindernde Nutzungseinlage zu erfassen
- Bewertung mit den pauschalen Kilometersätzen oder nachgewiesenen tatsächlichen Fahrtkosten
- Pkw ist nicht steuerverhaftet
- Was müssen Sie beachten?
Im Einzelfall sollte nicht nur die sinnvollste Bewertungsmethode gewählt werden. Auch müssen durch eine hinreichende Nachweisführung die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass die Finanzverwaltung den jeweiligen Nutzungsanteil anerkennt.
a) Pkw im Betriebsvermögen
Bei den steuerlichen Vergünstigungen für Pkw im Betriebsvermögen (u. a. degressive AfA, Sonderabschreibung, Investitionsabzugsbetrag) gilt es zu prüfen, ob sie tatsächlich zu einer Minderung und nicht nur zu einer zeitlichen Verschiebung der Steuerlast führen. Entscheidend ist: Verbleibt nach der bestimmungsgemäßen Nutzung des Pkw voraussichtlich nur noch ein Schrottwert oder (aufgrund gestiegener Gebrauchtwagenpreise) ein nicht unerheblicher Wert, der zur Aufdeckung stiller Reserven führt? Wichtig: Der Umstand, dass die tatsächlich für den Pkw in Anspruch genommene AfA infolge der Besteuerung der Nutzungsentnahme teilweise neutralisiert wird, rechtfertigt keine gewinnmindernde Korrektur des Veräußerungsgewinns (BFH, Urteil v. 16.6.2020 - VIII R 9/18, BStBl 2020 II S. 845).
aa) 1 %-Regelung
- Steuerliche Vergünstigungen für Elektrofahrzeuge.
- keine Inanspruchnahme von Investitionsabzugsbeträgen sowie Sonderabschreibungen möglich (BMF, Schreiben v. 15.6.2022, BStBl 2022 I S. 945, Rz. 43).
- Kann sich insbesondere bei älteren Gebrauchtfahrzeugen als nachteilig erweisen, da der Nutzungsentnahme der Bruttolistenpreis, unabhängig von den tatsächlichen Anschaffungskosten, zugrunde zu legen ist.
- Kostendeckelung ist grds. zu prüfen (Nachweisführung durch Gesamtkostennachweis).
bb) Fahrtenbuchmethode
Die Anerkennung durch das Finanzamt setzt
- ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sowie
- einen Gesamtkostennachweis für den jeweiligen Pkw voraus (vgl. BFH, Urteil v. 15.12.2022 – VI R 44/20, BStBl 2023 II S. 442, Rz. 12).
cc) Sachgerechte Schätzung
- Formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von grds. drei Monaten.
- Aufzeichnungen brauchen nicht den (hohen) Anforderungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu entsprechen.
b) Pkw im Privatvermögen
- Führung eines Gesamtkostennachweis für den jeweilige Pkw.
- Nachweis des betrieblichen Nutzungsumfangs regelmäßig durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum von grds. drei Monaten.
II. Firmenwagen
Kann der Arbeitnehmer den Pkw unentgeltlich oder verbilligt für Privatfahrten nutzen, wird ihm aus ertragsteuerlicher Sicht ein geldwerter Vorteil gewährt, der als Arbeitslohn zu versteuern ist. Die Höhe des geldwerten Vorteils wird entweder pauschal nach der 1 %-Regelung oder basierend auf den anteiligen tatsächlichen Kosten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermittelt.
Beteiligt sich der Arbeitnehmer an den Kosten für einen ihm überlassenen betrieblichen Pkw des Arbeitgebers, führt dies im Regelfall zu einer Minderung des geldwerten Vorteils. Achtung: Bei größeren Einmalzahlungen des Arbeitnehmers droht aus steuerlicher Sicht der Untergang des noch nicht vorteilsmindernd berücksichtigten Aufwands, wenn das Fahrzeug vorzeitig zurückgegeben, zerstört, veräußert oder getauscht wird. Durch die Vereinbarung eines Verteilungszeitraums verbunden mit einem anteiligen Erstattungsanspruch des Arbeitnehmers lässt sich dem jedoch vorbeugen.
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