Professionelles Onboarding: Der erste Eindruck zählt
Viele Kanzleien definieren das Onboarding als die reine Einarbeitung neuer Mitarbeitender in ihrer Kanzlei. Wenn man diesem Verständnis folgt, lässt man sehr viel Potenzial ungenutzt, um neue Mitarbeitende nicht nur einzuarbeiten, sondern begeistert an Bord zu holen. Diese zwar etwas hakelige Übersetzung bringt es aber bildlich auf den Punkt, was richtiges Onboarding bedeutet, nämlich eine Integration in Ihr Team und Ihre Kanzlei ab dem ersten Kontakt. Und das nicht nur auf fachlicher, sondern mindestens genauso auch auf emotionaler Ebene. Es beginnt demnach nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, sondern mit der ersten Wahrnehmung Ihrer Kanzlei z.B. über Ihre Stellenanzeige. Hier entsteht auf der Bewerberseite der Gedanke und auch das Gefühl, sich bei Ihnen bewerben zu wollen. Demnach war Ihre Stellenanzeige schon einmal der erste erfolgreiche Punkt auf Ihrer Onboarding-Checkliste. Es war aber nur der erste, wenngleich ein sehr wichtiger Schritt. Es folgen noch diverse weitere, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt. Und alle diese Schritte haben eine sachliche sowie eine emotionale Ebene, die angesprochen werden sollte.
Schritt 2: Ihre Reaktion auf die Bewerbung (zeitlich wie inhaltlich)
Schritt 3: Das Bewerbungsgespräch (von der Terminierung bis zum Gespräch selbst)
Schritt 4: Kennenlerntag / „Schnuppertag“
Schritt 5: Die Zeit zwischen Arbeitsvertrag bis zum ersten Arbeitstag
In all diesen Phasen haben Sie die einmalige Gelegenheit, durch besondere Aufmerksamkeit, Verbindlichkeit, Schnelligkeit und Professionalität bei Ihrem neuen Mitarbeitenden Begeisterung, Überraschung und Vorfreude auszulösen. Und das müssen keine großen Dinge sein, manch kleine Geste kann schon viel bewirken. Fragen Sie z.B. vor dem ersten Arbeitstag einmal nach, ob noch etwas unklar ist (z.B. wo kann geparkt werden) oder ob Sie bei etwas behilflich sein können (z.B. Start etwas später, um die Kinder noch ohne Stress in die Betreuung zu bringen). Senden Sie durchaus schon im Vorhinein ein Jobticket zu, auch so etwas kann schon direkt Eindruck hinterlassen, so banal es klingen mag. Als größere Geste empfiehlt es sich immer, Ihre neuen Mitarbeitenden auch bereits vor dem Arbeitsbeginn zu Kanzleiveranstaltungen wie ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier mit einzuladen. So können bereits vor dem Beginn erste Kontakte geknüpft werden, ein persönliches Kennenlernen auch nach dem Schnuppertag vertieft werden und die Aufregung am ersten Arbeitstag ist somit fast verflogen. Das erleichtert den Einstieg ungemein und schafft auch hier – vor der eigentlichen fachlichen Einarbeitung – schon eine spürbare Bindung und Identifikation mit Ihrer Kanzlei.
Schritt 6 ist dann der erste Arbeitstag selbst, der natürlich auch eine sorgfältige Vorbereitung bedarf. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass Sie Ihren professionellen Weg fortsetzen und von einer funktionierenden Hard- und Software über den Blumenstrauß und ein Willkommenspaket alles funktioniert und bereitsteht. Ihr neuer Mitarbeitender soll nicht den Eindruck erlangen, dass es zwar professionell begann, nun aber ernüchternd fortgesetzt wird. Daher begeistern Sie weiter, indem Sie nicht nur den ersten Arbeitstag und die beginnende Einarbeitung strukturiert angehen, sondern auch regelmäßige Feedbackgespräche einplanen und anbieten (Schritt 7). Mit Ende der Probezeit wäre dann ein Ende des Onboardings denkbar, die Einarbeitung darf durchaus noch weiterlaufen und braucht i.d.R. bis zu einem Jahr.
Zusammengefasst haben wir demnach 7 Schritte, von denen mehr als die Hälfte vor dem eigentlichen ersten Arbeitstag stattfinden (auch sog. „Preboarding“). Hieraus ergeben sich bereits viele Vorteile für Sie:
- Emotionale Bindung ab dem ersten Kennenlernen
- Vorfreude, Wertschätzung und Begeisterung auf Bewerberseite
- Sicherheit, dass Ihre Neueinstellung auch wirklich am ersten Arbeitstag bei Ihnen erscheint (siehe „Ghosting“)
- Sie vermitteln bereits Ihre Werte, für die Sie mit Ihrer Kanzlei und Ihrem Team stehen
- Leichterer und effizienterer Start in die neue Aufgabe für Ihren neuen Mitarbeitenden
Die Phase, die mit dem ersten Arbeitstag beginnt, bringt ebenfalls sehr wertvolle Vorteile und Chancen für Sie und auch den neuen Mitarbeitenden mit:
- Mehr Planungssicherheit, weniger Fluktuation und Überraschungen
- Ehrliches Feedback als Steuerungsinstrument
- Schnellere Produktivität
- Weniger Einschleichen von Fehlern
Alle diese und weitere Vorteile können Sie mit strukturierten Prozessen für sich und Ihre neuen Kollegen und Kolleginnen nutzen und somit dafür sorgen, dass Sie, wenn Sie die richtigen Kandidaten finden und kennenlernen, einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen. Dadurch stechen Sie aus der Auswahl an anderen Kanzleien sicher auch heraus und erhöhen Ihre Chancen auf eine Einstellung und – im weiteren Verlauf – auf eine längere Kanzleibindung. Und es ist durchaus möglich, dass dieser Eindruck dazu führt, dass Ihre neuen Mitarbeitenden diesen mit Begeisterung in ihrer alten Kanzlei oder bei ehemaligen Berufsschul- oder Weiterbildungsbekanntschaften weitergeben.
Mehr zum Thema Onboarding erfahren Sie von Personalmanager David Scherf beim NWB Steuerberater-Forum. Unter dem Motto Kanzleierfolgs-Faktor Mensch stellen Ihnen unsere Referentinnen und Referenten Lösungen zu aktuellen Fragestellungen vor. Lassen Sie sich diese wertvollen Impulse nicht entgehen!
