Datenanalyse mit Power BI in der Betriebsprüfung!

Der Einsatz des Analysetools Power BI von Microsoft ermöglicht es den Anwendern, große Datenmengen aus diesen verschiedenen Quellen zu importieren und zu verarbeiten. Für Betriebsprüfer ist der Einsatz von Power BI eine ideale Hilfe bei der Suche nach relevanten Sachverhalten. Die visuelle Aufbereitung der Geschäftsdaten aus den Quellen kann zudem übersichtlich in einem Dashboard dargestellt werden. Durch die Anwendung von Visualisierungstools ist es der Finanzverwaltung möglich, deutlich schnellere Prüfungen durchzuführen.

I.         Daten in Power BI laden und transformieren

In einem ersten Schritt werden die zu analysierenden Daten in Power BI eingebunden. Dies geschieht durch den Menüpunkt „Daten abrufen“. Hierüber kann man Daten aus den unterschiedlichsten Datenquellen in Power BI einbinden.

Dabei muss man sich zunächst überlegen, ob die Daten unverändert übernommen werden können oder ob es sinnvoll ist, die Daten vor einer Übernahme in Power BI noch zu bereinigen bzw. gegebenenfalls anders zu strukturieren. Dies kann z. B. die Änderung der Spaltenüberschriften oder das Löschen von Spalten bzw. Zeilen mit nicht benötigten oder fehlenden Daten sein.

Power BI kann hierbei Daten aus unterschiedlichen Datenquellen und Programmen in ein Datenmodell zusammenführen und miteinander verknüpfen. Bei der Verknüpfung ist es wichtig, dass die Dateien ein eindeutiges Zuordnungskriterium enthalten.

II.             Anwendungsbereiche von Power BI

Power BI ermöglicht u.a. die Erstellung von dynamischen Finanzberichten. So können z.B. wichtige Kennzahlen wie Einnahmen, Ausgaben, Liquidität, Cashflow usw. durch Visualisierungen umfangreich analysiert werden. Auch die detaillierte Analyse von Kostenstrukturen innerhalb eines Unternehmens ist mit Power BI möglich. Hierfür werden die Kosten nach unterschiedlichen Kriterien (z.B. Abteilung, Filiale) aufgeschlüsselt.

III.            Datenanalyse mit Power BI in der Betriebsprüfung

Durch die fortschreitende Digitalisierung in der Wirtschaft fallen in den zu prüfenden Betrieben immer mehr steuerrelevante Daten an. Dies ist häufig unabhängig von der Größe des Betriebs. So können z. B. Daten aus den der Buchführung vorgelagerten Systemen (Kasse, Warenwirtschaftssystem, etc.) auch in einem Kleinbetrieb mehrere Millionen Datensätze umfassen. Mithilfe von Power BI können auch große Mengen an Daten effizient analysiert werden.