Risiko- und Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis
Risiko- und Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis
Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer müssen unabhängig davon, ob sie gesetzliche Abschlussprüfungen durchführen, zur Wahrung der gewissenhaften Berufsausübung ein dokumentiertes Qualitätssicherungssystem einrichten.
1. Verfahren der kontinuierlichen Verbesserung des Systems
Eine angemessene Ausgestaltung des Qualitätssicherungssystems wird durch § 55b Abs. 1 Satz 2 WPO gefordert. Da eine Individualisierung für die angemessene Ausgestaltung des Qualitätssicherungssystems notwendig ist, reicht es nicht aus, den neuen Jahrgang eines Qualitätssicherungshandbuchs durch das bisher bestehende Qualitätssicherungshandbuch zu ersetzen, ohne die entsprechenden Anpassungen auf die WP-Praxis vorzunehmen.
2. Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Einrichtung, Durchsetzung und Überwachung eines angemessenen und wirksamen Qualitätssicherungssystems ist die Praxisleitung. Unter der Praxisleitung werden der Praxisinhaber (einer Einzelpraxis), die Sozien einer Sozietät, das Geschäftsführungsorgan einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (oder einer Buchprüfungsgesellschaft) sowie die Partner einer Partnerschaftsgesellschaft verstanden.
Die dazu gehörenden Aufgaben können von der Praxisleitung auf einzelne Berufsträger oder geeignete Mitarbeiter übertragen werden. Dies führt jedoch nicht zu einer Entbindung aus der Verantwortung. Bei der Delegation von Aufgaben muss darauf geachtet werden, dass die ausgewählten Personen über persönliche Autorität, Kompetenz und berufliche Erfahrung verfügen. Dies setzt insbesondere voraus, dass qualitätsgefährdende Risiken erkannt werden sowie die sinnvolle Gestaltung von Regelungen zur Qualitätssicherung beherrscht wird.
3. Angemessenheit
Die Angemessenheit der Regelungen des Qualitätssicherungssystems hat Gesetzesrang. Dies ergibt sich aus § 55b Abs. 1 Satz 2 WPO. Das interne Qualitätssicherungssystem soll in einem angemessenen Verhältnis zum Umfang und zur Komplexität der beruflichen Tätigkeit stehen.
Angemessen ist ein Qualitätssicherungssystem, wenn es die Art und Größe der WP-Praxis, die gegenwärtigen und zukünftigen Tätigkeitsbereiche sowie die qualitätsgefährdenden Risiken berücksichtigt.
Die Anforderungen an die Angemessenheit sind nicht erfüllt, wenn im definierten Sinne keine ausreichenden Regelungen getroffen wurden, die mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass Verstöße gegen Gesetze, Berufsrecht oder fachliche Regeln bei der Abwicklung von Aufträgen nicht verhindert oder rechtzeitig erkannt werden.
Ähnliches gilt für den Fall, dass ein Qualitätssicherungssystem einen unangemessen großen Umfang annimmt. Hiervon ist zumindest dann auszugehen, wenn der Regelungsgehalt so umfassend ist, dass die erforderliche Übersicht über das Qualitätssicherungssystem nicht mehr gegeben ist oder die umfassenden Regelungen in der Praxis nicht angewendet werden (mangelnde Wirksamkeit).
4. Wirksamkeit
Entscheidend bei der Umsetzung des Qualitätssicherungssystems ist, dass das angemessen gestaltete Qualitätssicherungssystem in der Berufspraxis von den Berufsträgern und den Mitarbeitern angewendet wird, also wirksam ist. Die Anwendung des Qualitätssicherungssystems muss daher kommuniziert, überwacht und durchgesetzt werden. Da alle Mitarbeiter eingebunden werden müssen, kann verdeckter oder offener Widerstand einzelner Personen ausgelöst werden. Aufgabe der Praxisleitung ist es, durch angemessene Information und Schulung sowie durch wirksame Überwachung der Verfahrensabläufe, das Qualitätssicherungssystem auch gegen innere Widerstände durchzusetzen.
5. Bestandteile des Qualitätssicherungssystems
Der Qualitätsmanagement-Prozess kann in sechs Phasen beschrieben werden:
- Zunächst geht es um die Schaffung eines günstigen Qualitätsumfelds. Hierfür ist in besonderer Weise das Verhalten der Praxisleitung von Bedeutung.
- Im nächsten Schritt müssen die Qualitätsziele der WP-Praxis definiert werden.
- Darauf aufbauend erfolgt die Feststellung qualitätsgefährdende Risiken und
- die Beurteilung der Risikorelevanz.
- Auf die festgestellten Risiken hat die Praxisleitung durch Festlegung von angemessenen QS-Regelungen zu reagieren (Reaktion der Praxisleitung).
- Die Angemessenheit und Wirksamkeit der Regelungen sind zu überwachen (Nachschau).
Die Regelungen beziehen sich auf die Praxisorganisation, die Auftragsabwicklung und die Nachschau. Sie sind zu dokumentieren und gegenüber den Mitarbeitern zu kommunizieren. Das so geschaffene Qualitätssicherungssystem ist stetig zu überwachen und (auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse) zu verbessern.
Literaturhinweis:
Lesen Sie den vollständigen Beitrag in NWB Wirtschaftsprüfung.
