Meldepflicht für elektronische Kassen(-systeme), Taxameter und Wegstreckenzähler zum 1.1.2025

„Was lange währt, wird endlich gut.“ Diese Redensart wird häufig verwendet, wenn nach langer Zeit ein vorzeigbares Ergebnis erkennbar ist und der Aufwand sich gelohnt hat. Mehr als acht Jahre nach der Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen kommt zum 1.1.2025 die digitale Meldepflicht. Die bisher ausgesetzte Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO) für die Anschaffung oder die Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAS) i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit endet zum 31.12.2024. Die Bereitstellung der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit über die ERiC-Schnittstelle des Programms „Mein ELSTER“ und das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“ wurde vom BMF mit Schreiben vom 28.6.2024 bekanntgegeben.

I. Meldepflichtige Systeme

Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt nur für Steuerpflichtige (§§ 33, 34 AO), die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger eigener Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge eAS i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV verwenden.

Dazu gehören (beispielhafte Aufzählung):

▶ elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,

▶ Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS),

▶ Waagen mit Registrierkassenfunktion,

▶ Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion,

▶ Hotelsoftware mit Kassenfunktion,

▶ Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann,

▶ EU-Taxameter,

▶ Wegstreckenzähler.

Für die Meldung können (nach aktuellem Stand: 20.8.2024) drei Übertragungswege genutzt werden:

1. Direkteingabe durch den Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular (elster.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“,
2. Upload einer XML-Datei (z. B. erstellt mithilfe des eAS oder der Kassensoftware) in Mein ELSTER,
3. Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).

II. Die nach dem Gesetz zu meldenden Daten

§ 146a Abs. 4 AO schreibt vor, dass innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems folgende Informationen zu melden sind:

1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
4. Art des verwendeten eAS,
5. Anzahl der verwendeten eAS,
6. Seriennummer des verwendeten eAS,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten eAS,
8. Datum der Außerbetriebnahme des eAS.

Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige (§ 33 AO) bzw. seine gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO) verpflichtet, die Meldung abzugeben. Es können aber auch Dritte mit der Meldung beauftragt werden (z. B. Kassenhersteller, Kassenfachhändler oder Steuerberater).

Ausschlaggebend ist der bloße Besitz eines eAS. Daraus ergibt sich, dass jeder Steuerpflichtige die eAS melden muss, die er in seinem Unternehmen vorhält. Somit auch die Geräte, die in seinem Betrieb vorhanden sind, über die aber bisher noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Sämtliche eAS müssen einer Betriebsstätte zugeordnet werden.

Zu melden ist auch die Außerbetriebnahme eines eAS (im ELSTER-Formular Datumsfeld „Außerbetriebnahme des eAS“, § 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Das BMF teilt dazu in seinem Schreiben vom 28.6.2024 mit, dass eAS i. S. des § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1.7.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, nur mitzuteilen sind, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

III. Meldezeitpunkt und Übergangsregelungen

Grundsätzlich muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach „Anschaffung“ (= Besitzübernahme) oder „Außerbetriebnahme“ erfolgen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Zu Beginn der Einführung der Meldepflicht gelten gemäß BMF-Schreiben vom 28.6.2024 folgende Übergangsregelungen:

• Elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146aAbs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31.7.2025 zu melden.
• Ab dem 1.7.2025 angeschaffte eAS müssen dann innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen wurden.

IV. Fazit

Die Mitteilungspflicht wird zum 1.1.2025 kommen. Für die Praxis sind schon einige Fragen vom BMF geklärt, aber diverse Begrifflichkeiten (z. B. „und im Betrieb nicht mehr vorgehalten“) sollten noch eindeutig definiert werden, damit noch tiefergehende Klarheit zu den Daten und Zeitpunkten der Mitteilung geschaffen wird. Auch konkrete Beispiele zur Erläuterung was z. B. im Fall der Verlagerung des eAS in eine andere Betriebsstätte zu tun ist, sind wünschenswert. Es ist zu hoffen, dass das BMF auf seiner Homepage die FAQ zum Mitteilungsverfahren fortwährend und zeitnah um die aufkommenden Fragen der Praktiker erweitert.

Das größte Problem der Mitteilungspflicht kann jedoch nicht durch einen FAQ-Katalog oder einen geänderten AEAO zu § 146a gelöst werden, sondern nur durch eine Gesetzesänderung. Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen im § 379 AO stellt die Nichtabgabe bzw. die Falschabgabe einer Mitteilung keine Ordnungswidrigkeit dar. Gleiches gilt auch für die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO. Hier muss der Gesetzgeber nachjustieren, damit das Kassen-Gesetz kein „zahnloser Tiger“ bleibt.