Die Umsetzung der E-Rechnung in der Praxis
Am 14.6.2024 wurde der Entwurf des BMF-Schreibens „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“ veröffentlicht. Damit plant das BMF in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder ein endgültiges BMF-Schreiben zu veröffentlichen. Dieser Entwurf wurde am 13.6.2024 den Verbänden übersandt, mit der Gelegenheit zu einer Stellungnahme. Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft wird der Entwurf bereits in diesem Stadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für den Beginn des IV. Quartals 2024 geplant.
I. Der Weg zur E-Rechnung
1. Definition der E-Rechnung
Es wird – abermals – klargestellt, dass eine E-Rechnung nur vorliegt, wenn sie einem strukturierten elektronischen Format entspricht. Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung und die Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen erfüllen diese Anforderungen.
Daneben kann jedoch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ein anderes – nicht Standardformat – vereinbart werden. In diesem Fall muss jedoch das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglichen, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
2. Sonstige Rechnungen
Die E-Rechnung wird ab dem 1.1.2025 (nur noch) als „Rechnung“ bezeichnet. Der Begriff „sonstige Rechnungen“ meint ab dann alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format), bezeichnet. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, z. B. als JPEG- oder bloße PDF-Datei.
3. Verpflichtung zur Rechnungsstellung
Grundsätzlich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsstellung verpflichtet, sofern der erbrachte Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei ist. Die Verpflichtung bleibt jedoch bestehen, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 1-7 UStG (insbesondere grenzüberschreitender Waren- und Dienstleistungsverkehr) steuerfrei ist. Die E-Rechnungspflicht setzt Umsätze zwischen inländischen Unternehmern voraus (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 UStG).
II. Zulässige Formate – Lesbarkeit
Nach der bisherigen Verwaltungsauffassung erforderte das Merkmal „Lesbarkeit“, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist. Bisher gingen bei einem hybriden Format, im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil, der letztere Teil vor. Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung wird das Verhältnis umgekehrt. „Lesbar“ bezieht sich nunmehr darauf, dass die Datei maschinenlesbar sein muss. Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.
III. Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen bspw. der Versand per E-Mail(-Anhang), die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Auch kann die Übermittlung von E-Rechnungen mittels externer Dienstleister erfolgen, wobei die Verantwortung in diesem Fall beim leistenden Unternehmer liegt. Erfolgt hingegen die Übergabe der E-Rechnung auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick), erfüllt dies nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form. Es handelt sich daher allenfalls um eine sonstige Rechnung.
IV. Besonderheiten der Rechnungslegung
Besteht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, so ist es bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) ausreichend, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt wird, oder sich aus dem sonstigen Inhalt klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Für eine Rechnungsberichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Dokumententyps) erfolgen, d. h. bei E-Rechnungspflicht muss die Berichtigung auch als E-Rechnung erfolgen.
V. E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung (z. B. eine PDF-Datei) ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung i. S. von §§ 14, 14a UStG. Im Ergebnis berechtigt die ausgestellte Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.
Dieser Text ist eine Zusammenfassung des Beitrags von Dirk J. Lamprecht – Die Umsetzung der E-Rechnung in der Praxis aus BBK 13/2024 S. 589. Der vollständige Beitrag von Dirk J. Lamprecht aus dem Themenpaket NWB Rechnungswesen – BBK gibt einen umfassenden Überblick über den aktuellen Entwurf des BMF-Schreibens. Der Autor erläutert den Weg zur E-Rechnung, die zulässigen Formate, die Grundsätze zur Übermittlung und zum Empfang sowie die Besonderheiten der Rechnungslegung und beim Vorsteuerabzug. Den ausführlichen Beitrag finden Sie als Abonnent in der NWB Datenbank unter NWB KAAAJ-70173.
