Darum sollten Sie die E-Rechnung zeitnah einführen

Das wurde beschlossen

Die meisten Regeln zur E-Rechnung finden sich im Wachstumschancengesetz, das im Frühjahr 2024 beschlossen wurde. Wesentliche Inhalte, die B2B-Geschäfte betreffen sind folgende:

• Papierrechnungen und unstrukturierte Dateirechnungsformate werden gleichgestellt und gelten künftig nur noch als „sonstige Rechnungen“. Sie können im B2B-Geschäft nur noch (für definierte Ausnahmen) bis Ende 2027 genutzt werden.

• Die E-Rechnung wird der neue Rechnungsstandard gem. EN 16931. Der Empfang von „sonstigen Rechnungen“ wird zustimmungspflichtig. Das bedeutet, dass der Empfänger mit der Zusendung einer „sonstigen Rechnung“ einverstanden sein muss, wenn der Lieferant oder Dienstleister plant, eine „sonstige Rechnung“ zu erstellen.

• Die Pflicht zur Erstellung, Versendung und zum Empfang von elektronischen Rechnungen im B2B-Geschäft wird in Deutschland zum 1.1.2025 umgesetzt.

• In einer Übergangszeit vom 1.1.2025 bis zum 31.12.2026 dürfen „sonstige Rechnungen noch versendet werden, wenn der Rechnungsempfänger dem zuvor zugestimmt hat.“ Ab 1.1.2026 sollen Papier und Rechnungen im PDF-Format nicht mehr erlaubt sein. (Die vorgenannte Frist endet für Unternehmen, die weniger als 800.000 € Jahresumsatz erzielen, allerdings erst am 31.12.2027.) Bis zum 31.12.2027 können Rechnungen außerdem noch in einem anderen elektronischen Format übertragen werden, wenn dies via EDI erfolgt und die Zustimmung des Empfängers vorliegt.

Warum jetzt schon starten?

Auch wenn es Übergangsregelungen gibt, steht eines fest: Alle Unternehmen müssen bereit sein, ab 2025 elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können. Unabhängig davon besitzt die Einführung der E-Rechnung in erster Linie wirtschaftliche

Vorteile und stellt nur in zweiter Linie die Erfüllung künftiger gesetzlicher Anforderungen dar.

Zwei Aspekte sprechen sehr deutlich dafür, möglichst zeitnah die Einführung der E-Rechnung anzugehen:

• Je früher die E-Rechnung genutzt werden kann, desto früher treten die wirtschaftlichen Vorteile für das Unternehmen ein.
• Je näher der vorgeschriebene Umsetzungstermin rückt, desto weniger Projektzeit und desto weniger Fachkräfte sind für ein geordnetes Projekt verfügbar. Von erfahrenen Experten werden nämlich Projektlaufzeiten zwischen sechs und 18 Monaten geschätzt. Wenn Unternehmen nicht von vornherein eine „Quick-and-Dirty-Einführung“ riskieren wollen, dann müssen sie mit genügend zeitlichem Vorlauf starten.

Diese Vorteile bietet die Umstellung

Natürlich: Gesetzliche Anforderungen müssen erfüllt werden. Doch neben dieser Pflicht sprechen noch einige andere Argumente für eine Umstellung. Diese helfen auch, die Akzeptanz im Unternehmen für eine Umstellung zu steigern. Hier einige Beispiele:

• Geringere Kosten: Nach Untersuchungen der FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) betragen die Kosten für die Erstellung und den Versand einer Papierrechnung rund 23 € pro Rechnung. Die Kosten sinken auf etwa 6 € pro elektronisch erstellte und versendete Rechnung. Dies ist auf Kostenersparnisse für Papier, Porto, Drucker, Toner, Kuvertier- und Frankiermaschinen und natürlich vor allem auf die Reduktion der erforderlichen Arbeitszeit zurückzuführen.

• Effizientere Prozesse: Die Prozesse für die Bearbeitung der Eingangs- und der Ausgangsrechnungen werden wesentlich effizienter. Ausgangsrechnungen können komplett ohne manuellen Eingriff z. B. per E-Mail an Kunden versendet werden. Dadurch entfallen das Drucken, das Kuvertieren, das Frankieren und das zur Post geben der Papierrechnungen.

• Besserer Cashflow: Elektronisch erstellte Rechnungen sind deutlich schneller beim Kunden als Papierrechnungen. Neben Postlaufzeiten werden auch auf beiden Seiten innerbetriebliche Transportzeiten eingespart. Daher dürfte davon ausgegangen werden können, dass der Zeitgewinn bei zwei bis drei Arbeitstagen liegen dürfte. Auch wenn Kunden ihr Zahlungsverhalten nicht verändern, wird damit der Liquiditätszufluss beschleunigt.

• Mehr Transparenz/bessere Verfügbarkeit: Da (unter idealen Bedingungen) alle Eingangs- und alle Ausgangsrechnungen zeitnah in den Systemen gespeichert sind, ist es den Verantwortlichen jederzeit möglich, den Bearbeitungsstand und die daraus resultierende Liquidität zu verfolgen.

• Zuverlässige Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Damit Rechnungen die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllen, müssen alle gestellten Anforderungen eingehalten werden (gem. § 14 UStG). Während bislang die Prüfung der formalen Anforderungen von Eingangsrechnungen gelegentlich nicht lückenlos war, ist diese bei strukturierten Rechnungen gewährleistet.

• Besserer Informations- und Datenaustausch mit dem Steuerberater und den Finanzbehörden: Da bei Nutzung der strukturierten E-Rechnung (ZUGFeRD 2.x, XRechnung, XML-Format gem. EN 16931) alle ggf. benötigten Rechnungsdaten in elektronischer und eindeutig definierter Form vorliegen, können Daten mit dem Steuerberater, dem Wirtschaftsprüfer oder auch mit dem Finanzamt ausgetauscht und auf der jeweiligen Empfängerseite ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden.

Wie sollte umgestellt werden?

Die Umstellung sollte am besten schrittweise erfolgen: Zunächst sollte eine Bestandsanalyse durchgeführt und danach neue Prozesse und Zuständigkeiten für den Rechnungsein- und -ausgang entwickelt werden.

Schritt 1: Bestandsanalyse durchführen

Grundsätzlich ist die Einführung der E-Rechnung – ob Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung – ein Projekt, das mit einer entsprechenden Projektstruktur umgesetzt werden muss. Dieses Projekt sollte mit einer Ist-Analyse beginnen. Folgende Fragen sollten u.a. beantwortet werden:

• Sind alle gesetzlichen Anforderungen bekannt? Werden die themenbezogenen gesetzlichen Änderungen systematisch verfolgt und wahrgenommen?

• Welche Kunden und welche Lieferantennutzen bereits eine (strukturierte/unstrukturierte) Form der E-Rechnung?

• Kann die ERP-Software digitale Rechnungseingänge (unstrukturiertes/strukturiertes Format) verarbeiten? Kann die ERP-Software strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung) erstellen und versenden? Wie können E-Rechnungen archiviert werden? Gibt es diesbezügliche kurz- und mittelfristige Verlautbarungen des Softwareanbieters?

• Wie sind derzeit die Prozesse und Zuständigkeiten bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen gestaltet?

• Wie sind die Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der Erstellung und dem Versand von Rechnungen geregelt?

Schritt 2: Neue Prozesse und Zuständigkeiten für den Rechnungsein- und -ausgang entwickeln

Wenn Sie einen klaren Blick dafür haben, wie der Status quo zur E-Rechnung im Unternehmen ist, können Sie mit der Neugestaltung der Rechnungseingangs-, -ausgangs- und -korrekturprozesse beginnen. Es gilt viele Aspekte zu berücksichtigen. Hier einige Beispiele:

• Rechnungseingang: Hat die E-Eingangsrechnung bereits Auswirkungen auf vorgelagerte Prozesse wie Bestellung und Wareneingang? Ändern sich Bestellverfahren bzw. Wareneingangserfassung oder sollten sich diese vorgelagerten Prozesse ändern? Ist es sinnvoll, auch diese Prozesse „in einem Aufwasch“ zu digitalisieren?

• Rechnungsausgang: Wie werden künftig Ausgangsrechnungen erstellt: Wer veranlasst die Rechnungsstellung, wer ist verantwortlich für die zeitnahe Abrechnung? Wie wird sichergestellt, dass alle Leistungen innerhalb der künftig geltenden Frist von zwei Arbeitstagen abgerechnet werden?

• Anpassung von verbundenen Prozessen: Müssen Planungs- oder Reportingprozesse angepasst werden, wie z. B. Liquiditätsplanung und Umsatzstatistiken?

• Umsetzungsplanung: Welche internen bzw. externen Ressourcen werden zu welchen Zeitpunkten und in welchem Volumen im Projekt benötigt? Wie kann mit Ressourcenausfällen umgegangen werden?

• Evaluation: Welche Nachjustierung ist erforderlich?