Was Steuerberater zur Kassenführung wissen müssen

Das ist keine rein technische Angelegenheit, da – spätestens jetzt – Buchführung und Kassentechnik eng verzahnt sind. Die Herausforderung für den steuerlichen Berater besteht nun darin, seine Mandanten bei der Umsetzung zu begleiten. Der in der Vergangenheit gerne gegebene reine Hinweis auf den Lieferanten der Kassensysteme reicht hier keinesfalls mehr aus.

I. Technischer Hintergrund für Nicht-Techniker
Eine wesentliche Komponente ist die Einführung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Die TSE besteht aus drei Bestandteilen:

 

• Sicherheitsmodul: Es hat die Aufgabe, die abzusichernden Daten mit Zusatzinformationen zu versehen (insbesondere Zeitinformationen, Zähler und Signatur), die eine Erkennung von nachträglichen Änderungen und Löschungen ermöglichen.
• Speichermedium: Hier werden die von der TSE abgesicherten Daten abgelegt. Aufgrund der Arbeitsweise des Sicherungsverfahrens sind die Daten außerhalb der TSE jedoch genauso gut geschützt, d. h. Änderungen sind sicher erkennbar.
• Einheitliche digitale Schnittstelle: Hier ist die gesetzliche Definition sehr unscharf – klar ist jedoch, dass die Schnittstelle einen herstellerunabhängigen Datenaustausch mit dem Finanzamt erlauben soll.

Hinweis: Die momentan lieferbaren TSE integrieren die Komponenten in einer (micro-)SD-Karte oder einem USB-Gerät.

Um den Fall einer Nichteingabe des Geschäftsvorfalls abzudecken, ist die Belegausgabepflicht für ein wirksames Funktionieren des Gesetzes notwendig: Ohne prüfbare Belege ist die Erkennung von nicht eingegebenen oder von nach der Eingabe veränderten Geschäftsvorfällen nicht praktikabel, da Kontrollen im Rahmen einer Kassen-Nachschau mit einem aufwändigen Datenzugriff verbunden wären.
Für eine einfachere Überprüfung enthält der mithilfe einer TSE erstellte Beleg zusätzliche Informationen, insbesondere die Transaktionsnummer, die Seriennummer und den Prüfwert.
Die Datenschnittstelle DSFinV-K sorgt für eine einheitliche Prüfbasis, da bisher jeder Hersteller zwar prüffähige Daten bereitstellte, die Datenauswahl aber eigenständig vornahm.
Zu unterscheiden sind Geschäftsvorfälle und sog. andere Vorgänge:

• Geschäftsvorfälle sind etwa der Eingangs-/Ausgangs-Umsatz, dessen nachträgliche Stornierung, Trinkgelder, Wechselgeld-Einzahlungen oder Geldtransit.
• Andere Vorgänge sind Trainingsbuchungen, sofort-Storni, Belegabbrüche, Angebote oder nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle.

Jeder Vorgang löst mindestens eine Transaktion aus, die folgende Daten enthält:

1. den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
2. eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
3. die Art des Vorgangs,
4. die Daten des Vorgangs,
5. die Zahlungsart,
6. den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
7. einen Prüfwert sowie
8. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

II. Aktuelle Praxisfragen
Die Belegausgabepflicht betrifft den Unternehmer, der in „unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall“ einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen soll. Eine Mitnahmepflicht für den Kunden besteht nicht. Erlaubt ist die Belegausgabe in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers in digitaler Form in einem standardisierten Dateiformat. Lösungen gibt es derzeit noch nicht flächendecken.

Hinweis: Eine Ausnahme sieht § 146a Abs. 2 Satz 2 AO vor: Wer Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft, kann aus „Zumutbarkeitsgründen“ eine Ausnahme von der Belegausgabepflicht beim örtlichen Finanzamt beantragen. Es bleibt abzuwarten, wie restriktiv die Finanzämter mit dieser Regelung umgehen.

Um Manipulationen von Kasseneinnahmen durch „Zweitkassen“ zu verhindern, muss bei einer Prüfung kontrolliert werden können, ob nicht die Daten einzelner Systeme unterschlagen wurden. Dazu muss die Finanzverwaltung alle im Betrieb eingesetzten Kassen – genauer: die eingesetzten TSE – kennen. Dazu wurde die Mitteilungspflicht, also die Anmeldung einer Kasse inkl. der TSE beim Finanzamt, eingeführt. Derzeit kann die Finanzverwaltung die Meldung aber noch nicht organisatorisch abwickeln.