Typische betriebswirtschaftliche Fragen sicher beantworten

Viele Mandanten befinden sich gerade in einer ungewissen wirtschaftlichen Situation. Im Beratungsgespräch werden daher neben steuerlichen auch zunehmend betriebswirtschaftliche Fragen gestellt. Viele dieser Fragen drehen sich rund um das Thema BWA. Denn die regelmäßig verschickte BWA ist oft ein „Zahlenfriedhof“, und viele Unternehmer haben keine Zeit, sich mit den Zahlen und deren Interpretation zu beschäftigen.

Frage 1: Wenn ich die BWA erhalte, sind die Zahlen doch schon veraltet – warum soll ich sie dann überhaupt lesen?

In der BWA sind tatsächlich nur Zahlen der Vergangenheit aufgeführt, z. B. Ihre Umsätze und Kosten des letzten Monats. Diese können Sie natürlich nicht mehr ändern. Die Zahlen zeigen Ihnen aber, wie gut Sie in der Vergangenheit gewirtschaftet haben: Im Vergleich mit einer oder mehreren Vorperiode(n) wird deutlich, ob Sie sich verbessern konnten oder ob das Geschäft stagniert.

Indem Sie sich mit der Entwicklung befassen und auch das Zustandekommen der Zahlen analysieren und kritisch reflektieren, können Sie besser abschätzen, wie sich Ihr Geschäft in Zukunft voraussichtlich weiter entwickeln wird.

Beispiel: Wenn Sie durch die Zahlen des letzten Monats noch einmal vor Augen geführt bekommen, wie gut sich Ihr Umsatz gegenüber dem Vorjahresmonat entwickelt hat, erinnern Sie sich wahrscheinlich daran, was hier besonders gut gelaufen ist. Dann können Sie versuchen, das in den Folgemonaten zu wiederholen oder zu verstärken. Oder Sie erinnern sich noch einmal daran, warum und bei welchen Lieferanten es mit der Materialbeschaffung weniger gut funktioniert hat und schauen sich nach neuen Anbietern um oder verändern Ihre Verhandlungsstrategie.

Frage 2: Was sind die wichtigsten Aussagen der kurzfristigen Erfolgsrechnung und wo finde ich sie?

In der kurzfristigen Erfolgsrechnung werden Ihnen monatlich und kumuliert – also für das bisher abgelaufene Jahr – folgende wichtige Aussagen vorgestellt:

• bisher erreichte Umsatzerlöse netto,
• Materialkosten,
• Rohertrag (Umsatzerlöse minus Materialkosten; je höher der Rohertrag, umso mehr Geld ist vorhanden, um die anderen Kosten zu decken und noch einen Gewinn zu erzielen),
• andere Kosten, wobei Sie den Fokus auf Personalkosten und evtl. andere größere Positionen legen sollten, z. B. Abschreibungen, Raumkosten oder sonstige Kosten. Letztere sind eine Art „Sammelbecken“ für alle Kostenarten, die nicht in den aufgeführten Positionen der ersten Seiten der BWA enthalten sind. Bspw. finden Sie hier Kosten für Bürobedarf, Porto, Telefon, Recht- und Beratungskosten oder Buchführungskosten. Die Einzelpositionen finden Sie einige Seiten weiter. Eine Detailanalyse ist in der Regel aber nur notwendig, wenn es ungewöhnliche Kostensteigerungen gibt. Das müssten Sie immer im Einzelfall entscheiden. 

Die kurzfristige Erfolgsrechnung enthält weitere entscheidende Informationen:

• %-Gesamtleistung,
• %-Gesamtkosten und
• %-Personalkosten.

%-Gesamtleistung: Hier werden alle Werte ins Verhältnis zur Gesamtleistung gesetzt. Die Gesamtleistung besteht vor allem aus den Umsatzerlösen. Je nach Geschäftsmodell werden hier noch Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen aufgeführt:

• Bestandsveränderungen ergeben sich z. B., wenn Sie Waren einlagern müssen, weil Sie sie (noch) nicht verkauft bekommen. Das schauen wir uns genauer an, wenn diese Position bei Ihnen belegt ist.
• Bei den Eigenleistungen handelt es sich z. B. um Maschinen, die Sie selbst herstellen und auf diesen wiederum Ihre Produkte fertigen.

Die Prozente drücken also aus, wie hoch der Wareneinsatz in Bezug auf den Umsatz ist oder wie hoch die Personalkosten und andere Kosten im Verhältnis zum Umsatz ausfallen. Sie zeigen ebenfalls, wie hoch das vorläufige Ergebnis vor und nach Steuern in Prozent zum Umsatz ist. Das vorläufige Ergebnis nach Steuern in Prozent entspricht der von Ihnen erreichten Umsatzrendite. Vorläufig sind die Zahlen übrigens deshalb, weil es im Nachgang noch zu Änderungen kommen kann, bspw. im Rahmen des späteren Jahresabschlusses.

%-Gesamtkosten: Hier werden die Summe der Gesamtkosten – ohne Materialaufwand – ins Verhältnis zur Gesamtleistung gesetzt. Anders ausgedrückt wird gezeigt, welche Gesamtleistung Sie erreichen, wenn Sie 100 € Kosten generieren.

Beispiel: Betragen die Gesamtkosten 457.600 € und haben Sie eine Gesamtleistung von 535.600 € erzielt, beläuft sich der Prozentwert auf gerundet 117 %. Sie konnten also durch den Einsatz von 100 € Kosten eine Gesamtleistung von 117 € erzielen. Je höher der Wert, desto günstiger Ihre Kostenstruktur.

%-Personalkosten: Hier werden die Personalkosten gleich 100 % gesetzt. Ähnlich wie zuvor, wird gezeigt, wie viel Euro Gesamtleistung Sie generieren können, wenn Sie 100 € Personalkosten haben.

Beispiel: Belaufen sich die Personalkosten auf 208.550 € und beträgt die Gesamtleistung wie zuvor 535.600 €, liegt der Prozentwert bei 257. Anders ausgedrückt, können Sie mit 100 € Personalkosten eine Gesamtleistung von 257 € erreichen. Je höher der Wert ausfällt, desto besser setzen Sie Ihr Personal ein.

Außerdem gibt es noch die Spalte „Aufschlag“: Hier wird gezeigt, welchen Rohertrag Sie mit einem Materialeinsatz von 100 € erreichen können.

Beispiel: Beträgt Ihr Materialeinsatz 87.800 € und Ihr Rohertrag beläuft sich auf 447.700 €, ist der Aufschlag 509 %. Sie können also mit 100 € Materialeinsatz fast 510 € Umsatz generieren. Auch hier gilt: je höher, desto besser.

Am besten ist es, wenn wir uns stets die kumulierten Werte ansehen, da es in einzelnen Monaten zu mehr oder weniger großen Schwankungen kommen kann und es so Verzerrungen gibt.

Frage 3: Gibt es Dinge, die ich bei der Interpretation der Zahlen beachten muss?

Ja, denn die BWA zeigt nur, welche Buchungen es im abgelaufenen Monat gegeben hat und wie sich diese Zahlen auf das Ergebnis auswirken. Dabei kann es ohne Abgrenzungen zu mehr oder weniger großen Verzerrungen kommen.

Beispiel: Wenn Sie im laufenden Monat Material für mehrere Monate kaufen, wird dieser Betrag ohne Abgrenzungen in dem Monat erfasst, in dem der Einkauf stattfindet. Das bedeutet, dass sich das Monatsergebnis deutlich verschlechtert, aber in den kommenden Monaten entsprechend besser ausfällt, was ja in beiden Fällen nicht realistisch ist.

Wir müssen beide gemeinsam eine Möglichkeit finden, um den Materialeinsatz besser auf die Monate verteilen zu können. Das kann bspw. geschehen, indem wir mit Rezepturen arbeiten:

• Wenn Sie z. B. planen, monatlich 100 Stücke eines Artikels herzustellen, wissen Sie zumindest ungefähr, wie viel Material Sie hierfür benötigen. Dann sollten wir diesen Wert einstellen.
• Alternativ können wir den Verbrauch zunächst auch schätzen. Das ist zwar ungenauer, aber zumindest zu Beginn auch einfacher und schneller.

Auch bei den Personalbuchungen können ohne Abgrenzungen falsche Monatswerte ausgewiesen werden, wenn z. B. Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld nicht auf die Monate verteilt werden. Die Verteilung auf Monate ist aber sinnvoll, weil Ihre Mitarbeitenden Monat für Monat Ansprüche auf die Sonderzahlungen erwerben. Ähnliches gilt für die Abschreibungen, die unterjährig oft nicht gebucht werden, sondern erst am Ende des Jahres, was dazu führt, dass das Ergebnis während des Jahres zu hoch ausfällt.

Wir können das Problem abmildern, indem wir zumindest für die genannten Positionen mit Abgrenzungen arbeiten und eine sogenannte qualifizierte BWA erstellen, mit der ein deutlich genaueres Ergebnis dargestellt wird. Damit haben Sie die Sicherheit, dass die Zahlen die Realität deutlich besser abbilden. Ich zeige Ihnen gerne an einem Beispiel, wie wir das Thema angehen können.

Praxishinweis: Informieren Sie Ihre Mandanten darüber, wenn es zu zusätzlichen Kosten für Ihre Mehrarbeit kommen sollte, damit es keine Missverständnisse und spätere Unzufriedenheit gibt.

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