Haftungsrisiken im Krisenmandat abwehren
Der Steuerberater sieht sich in der Krise des Mandanten vielfältigen Gefahren ausgesetzt. Zunächst bestehen Haftungsrisiken für die Verletzung von Haupt- und Nebenpflichten aus dem Vertrag, Haftungsrisiken aus gesetzlichen Ansprüchen, Anfechtungsrisiken bezüglich des eigenen Honorars und zuletzt strafrechtliche Risiken, die aus der Mandatsbetreuung resultieren können.
Die Kanzleiorganisation sollte darauf ausgerichtet sein, diese Risiken zu vermeiden. Dies gilt gerade auch dann, wenn die Kanzlei keine Krisenmandanten berät. Kein Steuerberater kann es nämlich ausschließen, dass sich im Zeitablauf bei einem Bestandsmandanten eine solche Entwicklung einstellt. Im Folgenden erhalten Sie beispielhaft einige (nicht abschließende) Hinweise zur „Gefahrenabwehr“.
Beim umfassenden Mandat dürfen keine Krisen unerkannt bleiben
Der Steuerberater muss organisatorisch regeln, dass keine Krisen bei Mandanten unerkannt bleiben. Die Krisenentdeckung sollte zumindest anlassbezogen erfolgen und zusätzlich im Herbst. Denn Kaufleute müssen den Jahresabschluss innerhalb einer dem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufstellen. Diese ist in der Krise, auch für Einzelkaufleute, oGH und echte KG auf maximal drei Monate verkürzt.
Eine Verletzung dieser Pflicht wird dann strafbar gemäß §§ 283 Abs. 1 Nr. 7 b; 203 Abs. 1 Nr. 3 Buchst. b StGB, wenn das Unternehmen in der Folge seine Zahlungen eingestellt oder über sein Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet oder der Eröffnungsantrag mangels Masse abgewiesen wird. Eine Ursächlichkeit der verspäteten Bilanzierung ist für die Strafbarkeit nicht erforderlich.
Ist dem Mandanten die Krise nicht bewusst bzw. die Verkürzung der Bilanzierungsfrist, so muss der Steuerberater den Mandanten auf die rechtlichen Risiken hinweisen.
Praxishinweis ▶ Der Steuerberater muss zudem dieses Mandat im Rahmen seiner Auftragsplanung vorziehen und sollte Hinweise zur beschleunigten Abschlusserstellung sowie der erforderlichen Unterlagen so rechtzeitig zur Verfügung stellen, damit der Mandant die Beibringung bis kurz nach dem Bilanzstichtag schon jetzt in die Wege leiten kann.
„Hat der Steuerberater Kenntnis von der wirtschaftlichen Krise des Auftraggebers, hat er die Erstellung des Jahresabschlusses in dem vorbenannten Zeitraum sicherzustellen.“
Dies betrifft insbesondere das Erfordernis einer integrierten Unternehmensplanung, wenn die sogenannten Schönwetterkriterien der impliziten Fortführungsprognose nicht mehr angenommen werden können.
Auftragsumfang dokumentieren - baW-Aufträge beenden
Der Steuerberater sollte auch für die Zwecke der Erstellung des Jahresabschlusses den Auftrag mindestens in Textform klären und bereits bei Beauftragung die AAB vereinbaren.
Praxishinweis ▶ Dem Steuerberater ist auch anzuraten, die sogenannten baW-Aufträge („bis auf Weiteres“) zu beenden und auf die jährliche Auftragserteilung umzustellen, denn es ist nicht mit Sicherheit auszuschließen, dass der Steuerberater bei erteiltem Erstellungsauftrag selbst als Täter in den Strafrechtsfokus gelangt (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 StGB).
Ohne eine Beendigung der baW-Aufträge hat der Steuerberater am 1.1. eines jeden Jahres den Auftrag für die Bilanzierung seines kaufmännischen Mandanten, den er dann fristgemäß und richtig erfüllen muss, d. h. in der Krise sogar rechtsformübergreifend bis zum 31.3.
Manche Steuerberater erheben mit der Buchhaltung jeden Monat 1/12 der voraussichtlichen Gebühren für den künftig zu erstellenden Jahresabschluss. Spätestens in der Krise sollte dies eingestellt werden, weil der Steuerberater damit das Bargeschäftsprivileg „verschenkt“.
Richtig und ratsam ist es, sich jährlich neu beauftragen zu lassen und bei Beginn einen angemessenen Vorschuss anzufordern und dann den Jahresabschluss innerhalb der Monatsfrist des Bargeschäftsprivilegs fertigzustellen. Dies setzt eine gewisse Konsequenz bei der Unterlagen- und Informationsanforderung gegenüber dem Mandanten voraus.
Aufträge für die Finanzbuchführung dokumentieren
Steuerberater sollten gerade auch die Aufträge für die Buchführung, BWA und Zusatzleistungen regeln. Vergessen Sie dabei nicht, die AAB zu vereinbaren und diese immer mit den Auswertungen herauszugeben. Gerade gegenüber Dritten, die nicht Vertragspartner sind, aber in den Schutzbereich eingezogen sein können, ist dies wegen § 334 BGB von großer Bedeutung.
Muster: Hinweis auf Bilanzierungsfristen
Im Rahmen der Buchhaltung haben wir uns das unterjährige Ergebnis per MM/JJJJ angesehen. Auf Grundlage dieser Betrachtung können wir nicht mit der erforderlichen Gewissheit ausschließen, dass Ihr Unternehmen als Krisenunternehmen zu beurteilen ist. Dies bedeutet nicht gleichzeitig, dass ein Insolvenzgrund vorliegt; vielmehr setzt die Krise schon früher ein. Dies machen wir an Folgendem fest:
Begründung einfügen
Die Geschäftsleitung kann von der Unternehmensfortführung grundsätzlich ausgehen, wenn in der Vergangenheit nachhaltig Gewinne erzielt worden sind, leicht auf finanzielle Mittel zurückgegriffen werden kann und keine bilanzielle Überschuldung und/oder Zahlungsunfähigkeit vorliegt oder droht. Auf Grundlage unserer überschlägigen Beurteilung können wir nicht mit der erforderlichen Gewissheit ausschließen, dass die Kriterien zur vereinfachten Feststellung der Fortführungsannahme möglicherweise zum Bilanzstichtag nicht (mehr) gegeben sind.
Daher müssen Sie den Jahresabschluss bereits früher erstellen, denn in der Krise ist die Aufstellungsfrist auf 2 bis 3 Monaten nach dem Schluss des Geschäftsjahres verkürzt. Zur Vermeidung strafrechtlicher Risiken sind zumindest Bilanz und Inventar innerhalb der verkürzten Frist aufzustellen. Die Aufstellungsfristen nach den §§ 243 Abs. 3 HGB (für alle Kaufleute) bzw. 264 Abs. 1 Satz 4, Halbsatz 2 HGB (für kleine Kapitalgesellschaften) sind insoweit unbeachtlich.
Gemäß den standesrechtlichen Empfehlungen müssen wir für Sie den Jahresabschluss erstellen. In der Krise müssen Sie auf Grundlage der integrierten Unternehmensplanung beurteilen, ob von der Fortführung des Unternehmens bis zum nächsten Bilanzstichtag ausgegangen werden kann. Da die Erstellung der Planungsrechnung einen gewissen Zeitaufwand benötigt und wir diese bis zum TT.MM.JJJJ benötigen, weisen wir Sie bereits heute schon auf dieses Erfordernis hin.
Wir empfehlen Ihnen ferner, bereits jetzt alles in die Wege zu leiten, was für die Erstellung des Jahresabschlusses erforderlich ist. Unsere Anforderungsliste für die Unterlagen fügen wir aus diesem Grund bereits heute schon bei.
Abschließend möchten wir Ihnen dringend empfehlen, kurzfristig einen Termin mit mir/uns zu vereinbaren, um das weitere Vorgehen miteinander zu besprechen.
Tools zur Krisenentdeckung müssen in der Kanzlei vorhanden sein
Eine sich anbahnende oder eingetretene Krise kann entweder durch Auffälligkeiten (Tatsachen) oder durch Analysen entdeckt werden. Es empfiehlt sich, diese typischen Auffälligkeiten in einem Merkblatt für die Mitarbeiter zusammenzustellen.
Ferner ist dem Steuerberater anzuraten, ein Analysetool auszuwählen, mit dem die Krise analytisch festgestellt werden kann. Unseres Erachtens drängt sich ein Finanzrating hierfür gerade auf. Legen Sie, kanzleiintern, ein Risikomaß und eine Risikomenge fest, an welcher Sie den Eintritt der Krise festmachen. Die steuerliche Rechtsprechung zum (alten) Kapitalersatzrecht stellt maßgeblich auf die Kapitalüberlassungsunwürdigkeit ab.
Daher sollten Steuerberater ab einer Einjahres-Ausfallwahrscheinlichkeit (Risikomaß) von rund 5 % (Risikomenge) aktiv auf den Mandanten zugehen. In manchen Programmen der Softwareanbieter für das Rechnungswesen, z. B. DATEV, sind solche Tools enthalten.
Praxishinweis ▶ Die Analyse sollte wenigstens einmal im Jahr erfolgen, und zwar im Herbst. Im Herbst lässt sich meist abschätzen, wie das Jahr enden wird. Außerdem ist bei einer Analyse der Buchführung per September noch so viel Zeit, um ggf. erforderliche Maßnahmen, wie z. B. die Planungserstellung, das Vorziehen der Inventur etc. einzuleiten.
Neben den genannten Hinweisen zur „Gefahrenabwehr“ gibt es noch weitere hilfreiche Maßnahmen. Darüber hinaus ist bei Krisenmandaten die Beurteilung der Fortführungsannahme von großer Bedeutung.
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Krisen früher erkennen: Tipps für die Kanzleiorganisation
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- Aktuelle Rechtsprechung zu Haftungsrisiken
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Zeitsparende Checklisten zur Beurteilung der Unternehmensfortführung
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Ausführliches Muster für ein Mandanten-Informationsschreiben bei drohender Insolvenz
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