Die Gegenkontenanalyse – Praktische Tipps für MS-Excel und Power BI
Bei der „Gegenkontenanalyse“ wird die Buchungssystematik des Mandanten im Hinblick auf ungewöhnliche oder bestimmte Gegenkonten analysiert und verprobt die ISA-Prüfungsaussagen „Eintritt“, „Vollständigkeit“ und „Kontenzuordnung“. Der Beitrag zeigt eine Umsetzung mit Excel und Power BI.
I. Vorbemerkungen
Der Vorteil von Datenanalysen im Kontext einer Abschlussprüfung besteht u. a. – vielleicht sogar im Wesentlichen – darin, dass durch sie Prüfungshandlungen automatisiert werden können. Auf diese Weise kann ein manuelles Prüfen im Sinne eines händischen Abhakens weitestgehend obsolet werden. Die Durchführung von Datenanalysen bietet sich dabei im gesamten Prüfungsprozess an. IDW PH 9.330.3 stellt hierbei einen (nicht abschließenden) Katalog verschiedener Datenanalysen zur Verfügung. In diesem wird auch die sogenannte „Gegenkontenanalyse“ aufgeführt. Bei ihr handelt es sich um eine Datenanalyse, mithilfe derer die vorgenommene Buchungssystematik des Mandanten im Hinblick auf ungewöhnliche oder bestimmte Gegenkonten analysiert werden kann.
Bei entsprechender Durchführung der Gegenkontenanalyse vermag sie unmittelbar Aufschluss über die Geschäftsvorfälle zu liefern in Bezug auf die assertions bzw. Behauptungen
- des „Eintritts“ (ISA [DE] 315 (rev. 2019) A190 Buchst. a (i),
- der „Vollständigkeit“ (ISA [DE] 315 (rev. 2019) A189 Buchst. a (ii) und
- der „Kontenzuordnung“ (ISA [DE] 315 (rev. 2019) Buchst. a (iv)).
Im Kontext der Umsatzerlöse kann die erstgenannte der vorstehenden Prüfungsaussagen z. B. berücksichtigt werden, indem analysiert wird, welches Gegenkonto den erfassten Umsatzerlösbuchungen im Soll gegenübersteht. Konkret wird dabei betrachtet, ob die Buchung „an Umsatzerlöse“ stets im Soll debitorisch (d. h. per „Debitor“) erfolgte. Umsatzerlöse könnten schließlich potenziell nicht nachweisbar sein, d. h. der Eintritt des Geschäftsvorfalls wäre anzuzweifeln, sofern die Buchung statt per „Debitor an Umsatzerlöse“ über einen hiervon abweichenden Buchungssatz „xy an Umsatzerlöse“ erfolgt wäre.
Die zweitgenannte der vorstehenden assertions der Gegenkontenanalyse überprüft hingegen die umgekehrte Wirkungsrichtung. Bei der Überprüfung der Vollständigkeit der vorgenommenen Umsatzerlöserfassung bilden die Debitorenbuchungen die Grundlage, und es wird überprüft, ob sämtlichen Debitorenbuchungen im Soll Umsatzerlöse im Haben gegenüberstehen. Umsatzerlöse könnten schließlich potenziell nicht vollständig sein, wenn die Buchung statt per „Debitor an Umsatzerlöse“ per „Debitor an xy“ erfolgt wäre.
Sollten schließlich beide der als risikobehaftet eingeschätzten genannten assertions durch die Prüfungshandlung bestätigt werden, kann der Abschlussprüfer implizit auch auf die drittgenannte assertion der „Kontenzuordnung“ schließen.
Dieser Beitrag nimmt dies zum Anlass aufzuzeigen, wie eine derartige Gegenkontenanalyse in der Berufspraxis effektiv und effizient durchgeführt werden kann. Hierfür veranschaulicht er zunächst, wie eine Durchführung im „klassischen Sinne“ mithilfe von einfachen Verformelungen mit MS-Excel effektiv gelingt, bevor abschließend Hinweise gegeben werden, wie dank des Einsatzes von Power BI die Durchführung – genauso effektiv – doch umso effizienter gestaltet werden könnte.
Um das Vorgehen mithilfe von MS-Excel nachvollziehbar aufzuzeigen, erfolgt eine schrittweise Beschreibung anhand einer Fallstudienaufgabe. Die Darstellungen in Bezug auf die Möglichkeiten eines Einsatzes mithilfe von Power BI verstehen sich hingegen als Überblick und beschränken sich auf die sich potenziell ergebenden Auswertungsmöglichkeiten im Rahmen der Schlussbemerkungen.
II. Aufgabe
Dem Abschlussprüfer des Jahresabschlusses der Safthandel GmbH für das Geschäftsjahr vom 1.1. - 31.12.x1 liegen die folgenden Informationen vor:
- Das Buchungsjournal des Geschäftsjahres (Übersicht 1) und
- der Kontenplan (Übersicht 2).
Für eine übersichtliche Darstellung werden die darin enthaltenen Informationen auf (zwingend) notwendige Angaben beschränkt.
Durchgeführt werden soll nun eine Gegenkontenanalyse im Bereich der Umsatzerlöse der Safthandel GmbH. Zu prüfen ist diese im Hinblick auf die assertions „Vollständigkeit“ und „Eintritt“. Den Abschluss bildet eine Beurteilung der assertion „Kontenzuordnung“. Die Durchführung soll mithilfe von MS-Excel im Wege der Verformelung erfolgen. Dabei ist ein entsprechendes Arbeitspapier zur Dokumentation der vorgenommenen Prüfungshandlungen zu erstellen.
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