Sind Sie vorbereitet auf die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme?
Mehr als acht Jahre nach der Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen kommt nun die digitale Meldepflicht zum 1.1.2025. Die bisher ausgesetzte Meldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO) für die Anschaffung oder die Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAS) i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit endet zum 31.12.2024. Um Sie optimal vorzubereiten haben wir die wichtigsten Punkte einmal zusammengefasst.
Welche Systeme sind meldepflichtig?
Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt nur für Steuerpflichtige (§§ 33, 34 AO), die für die Erfassung aufzeichnungspflichtiger eigener Geschäftsvorfälle oder anderer Vorgänge eAS i. S. des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV verwenden.
Dazu zählen bspw.
- elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,
- Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS),
- Waagen mit Registrierkassenfunktion, Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
- Hotelsoftware mit Kassenfunktion,
- Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann,
- EU-Taxameter,
- Wegstreckenzähler.
Für die Meldung können (nach aktuellem Stand) drei Übertragungswege genutzt werden:
- Direkteingabe durch den Steuerpflichtigen im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“,
- Upload einer XML-Datei (z. B. erstellt mithilfe des eAS oder der Kassensoftware) in Mein ELSTER,
- Datenfernübertragung aus einer Software via ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems sind folgende Informationen zu melden (§ 146a Abs. 4 AO):
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
- Art des verwendeten eAS,
- Anzahl der verwendeten eAS,
- Seriennummer des verwendeten eAS,
- Datum der Anschaffung des verwendeten eAS,
- Datum der Außerbetriebnahme des eAS.
Grundsätzlich ist der Steuerpflichtige (§ 33 AO) bzw. seine gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO) verpflichtet, die Meldung abzugeben. Es können aber auch Dritte mit der Meldung beauftragt werden (z. B. Kassenhersteller, Kassenfachhändler oder Steuerberater).
Ausschlaggebend ist der bloße Besitz eines eAS. Daraus ergibt sich: Jeder Steuerpflichtige muss die eAS melden, die er in seinem Unternehmen vorhält; somit auch die Geräte, die in seinem Betrieb vorhanden sind, über die aber bisher noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Sämtliche eAS müssen einer Betriebsstätte zugeordnet werden.
Zu melden ist auch die Außerbetriebnahme eines eAS (im ELSTER-Formular Datumsfeld „Außerbetriebnahme des eAS“, § 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Das BMF teilt dazu in seinem Schreiben vom 28.6.2024 mit, dass eAS i. S. des § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1.7.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, nur mitzuteilen sind, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.
Wann muss die Meldung erfolgen?
Grundsätzlich muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach „Anschaffung“ (= Besitzübernahme) oder „Außerbetriebnahme“ erfolgen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Zu Beginn der Einführung der Meldepflicht gelten gemäß BMF-Schreiben vom 28.6.2024 folgende Übergangsregelungen:
- Elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146aAbs. 1 Satz 1 AO i. V. mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31.7.2025 zu melden.
- Ab dem 1.7.2025 angeschaffte eAS müssen dann innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen wurden.
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