E-Rechnung: Wir machen Sie fit für die Praxis!
Ab 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend. Spätestens mit dem Einsatz in der Praxis kommen Fragen auf. Sind mit dem finalen BMF-Schreiben aus Oktober alle rechtlichen und praktischen Unsicherheiten geklärt?
Ab dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die grundsätzliche Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze). Um den hiervon betroffenen Unternehmen ausreichend Spielraum bei der Umsetzung zu ermöglichen, ist jedoch eine umfassende Übergangsfrist vorgesehen.
Das finale BMF-Schreiben zur E-Rechnung ist kürzlich veröffentlicht worden. Es bestehen aber nach wie vor viele Unsicherheiten in der Praxis. Die Praxis erhoffte sich Erläuterungen und Ergänzungen durch das BMF-Schreiben. Inwiefern diese Erwartungen erfüllt wurden, zeigt die vierteilige Beitragsreihe in der Zeitschrift NWB Rechnungswesen – BBK auf. Rechtliche und praktische Lücken werden aufgezeigt und mit Handlungsempfehlungen versehen.
I. Überblick
Mit der Einführung der (inländischen) E-Rechnung ist der erste von drei Schritten getan.
Erste Stufe:
- Einführung der E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ab 1.1.2025.
- Es bestehen Befreiungs- und Übergangsregelungen.
- Übermittlung z. B. per E-Mail-Anhang, aber einheitliches Format der E-Rechnung.
- Bilaterale Vereinbarungen zur Verschlüsselung der Rechnungsdaten sind möglich.
Zweite Stufe:
- Einführung eines Meldesystems (V- oder Y-Modell) im inländischen B2B-Bereich.
- Der Rechnungsaustausch, wie auch die Rechnungsberichtigung müssen standardisiert (als Datensatz) erfolgen.
- Bilaterale Verschlüsselungen sind dann nicht (mehr) möglich.
- Zeitpunkt steht noch nicht fest, u. U. ab 2028.
Dritte Stufe:
- EU-weites E-Rechnungsaustauschverfahren ab 1.7.2030.
- Wegfall der Sammelrechnungen.
- Wegfall der Zusammenfassenden Meldungen.
- Mit Einschränkung der Bargeldzahlungen könnte auch die USt-Voranmeldung entfallen.
II. B2B-Bereich
1. Inland
Umsätze zwischen inländischen Unternehmern liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.
Besonderheiten finden sich im Abschnitt 13b.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE. Hat der Unternehmer seinen Sitz im Inland und wird ein im Inland steuerbarer und steuerpflichtiger Umsatz vom Ausland aus, z. B. von einer Betriebsstätte, erbracht, ist der Unternehmer als im Inland ansässig zu betrachten, selbst wenn der Sitz des Unternehmens an diesem Umsatz nicht beteiligt war.
2. Unternehmer
Nach Rz. 15 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 kann ein Rechnungsaussteller sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Dabei kann die Verwendung der USt- IdNr. oder – soweit vergeben – der W-IdNr. ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt.
3. Sonstige Rechnungen
Sonstige Rechnungen sind Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen bzw. die nicht entsprechend den Vorgaben der zwingenden elektronischen Übermittlung übermittelt wurden.
4. Übermittlung und Empfang der E-Rechnung
4.1 Übermittlungswege
Die Vertragsparteien können das elektronische Rechnungsformat und den Übermittlungsweg zivilrechtlich klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen bspw. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
4.2 Annahmepflicht
Ab dem 1.1.2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.
III. Befreiungen von der E-Rechnungspflicht
Rechnungen i. S. des § 33 UStDV, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (sogenannte Rechnungen über Kleinbeträge), und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden (§§ 33 Satz 4, 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV). Mit Zustimmung des Empfängers, die keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann, können diese jedoch auch als E-Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
IV. Rechnungsberichtigung
Für eine Rechnungsberichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Somit muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben (u. a. vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers) in einer anderen Form ist nicht ausreichend.
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