Betriebswirtschaftliche Fragen schnell und kompetent beantworten

Um zu vernünftigen Aussagen zu kommen, müssen bei der Erstellung und Interpretation der BWA jedoch einige Dos & Don'ts beachtet werden – und auch dem Mandanten einige typische Irrtümer aufgeklärt werden.

Hintergrund: Warum Mandanten die BWA oft ungelesen abheften

Als betriebswirtschaftlicher Berater gehören Unternehmenszahlen für Sie zum täglichen Geschäft. Sie wissen, mit ihnen umzugehen, sie richtig zu interpretieren und einzuordnen. Die meisten Ihrer Mandanten sind hingegen mit anderen Fachgebieten vertraut, z. B. Produkte herstellen und Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen erbringen. Während die Mandanten in diesen Gebieten die Profis sind, haben sie beim Thema „Finanzzahlen“ oft Nachholbedarf. Das äußert sich häufig schon bei der Auftragskalkulation. Anderen Mandanten fehlen schlicht Informationen dazu, wie sie mit der BWA umgehen können und was diese aussagt.

So kursieren viele Irrtümer rund um die BWA. Einige Beispiele:

• Leasing = Finanzierung.
• Personalkosten = Kosten externer Dienstleister.
• Die BWA muss erstellt werden.
• Die BWA zeigt die Liquidität des Unternehmens.
• Das Datum der Rechnungsstellung ist irrelevant.

Warum Ihre Mandanten der BWA häufig wenig Bedeutung schenken, wird auch deutlich, wenn Sie einfach einmal die Perspektive wechseln. Denn wenn Sie beispielsweise versuchen, die Herstellung einer Maschine nachzuvollziehen, ergeht es Ihnen wahrscheinlich so ähnlich, wie es Mandanten beim Studium der BWA ergeht: Sie verstehen unter Umständen das Grundprinzip, bleiben ansonsten aber an der Oberfläche und verlieren dann schnell das Interesse am Thema.

Ganz ähnlich reagieren Mandanten, wenn sie sich mit der BWA befassen sollen. Nur wenige können zugeben, dass sie von der Materie zu wenig verstehen, um wirklich nützliche Informationen aus ihr „herauszulocken“. Und natürlich steht immer die Befürchtung im Raum, dass sie noch mehr Honorare zahlen müssen, wenn sie sich das Thema erläutern lassen. Also verlassen sie sich lieber darauf, dass Sie als Berater von sich aus aktiv werden, wenn die Zahlen nicht stimmen.

Erster Schritt: 10 Regeln bei der Erstellung einer BWA beachten

Um die BWA als Beratungsinstrument zu nutzen, müssen Sie sie im ersten Schritt richtig aufbereiten. Mit einer vernünftig aufbereiteten BWA sind Sie bereits in der Lage, viele betriebswirtschaftliche Fragen Ihrer Mandanten zu beantworten. Diese Regeln sollten Sie bei der Erstellung der BWA beachten:

Zweiter Schritt: Die BWA den Mandanten näherbringen

Für Sie sollte es im zweiten Schritt das Ziel sein, Ihren Mandanten zu zeigen, wie sie die – von Ihnen aufbereitete – BWA lesen und verstehen können. Denn dann kommen sie auch mit weitergehenden Fragen auf Sie zu, beispielsweise wie bestimmte Kennzahlen verbessert werden können. Sie beantworten im Mandantengespräch mit einer aufbereiteten BWA nicht nur viele betriebswirtschaftliche Fragen, sondern generieren damit auch Folgeaufträge und erhöhen die Mandantenbindung.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Mandanten dazu bringen, sich intensiver mit der BWA zu befassen und damit auch zu Rückfragen und Kommunikation anzuregen:

1. Fügen Sie den Mandanten zu jeder BWA ein kurzes Anschreiben hinzu. In diesem sollten bis zu fünf wichtige Zahlen wie Umsatz, Rohertrag, Personalkosten, Betriebsergebnis und vorläufiges Ergebnis nach Steuern enthalten sein sowie eine Aussage zur Güte dieser Zahlen. Gleichzeitig können Sie zu Verbesserungsmaßnahmen anregen. Das Schreiben kann entweder damit beendet werden, dass man als Berater in den kommenden Tagen anruft, um das weitere Vorgehen abzustimmen. Oder Sie bitten den Mandanten, sich kurzfristig aus den gleichen Gründen zu melden.
2. Markieren Sie in der BWA selbst zentrale Werte farbig. „Grün“ steht für eine gute, „gelb“ für eine leicht negative und „rot“ für eine sehr schlechte Entwicklung. Die Farben und deren Bedeutung können Sie z. B. in einer Fußnote erläutern und den Mandanten damit Hinweise auf sinnvolle Aktivitäten geben. Beispiele: Bei „grün“ muss der Mandant kurzfristig nicht aktiv werden, bei „gelb“ sollte er sich innerhalb von vier bis sechs Wochen mit Ihnen bezüglich sinnvoller Maßnahmen abstimmen, und bei „rot“ sollte der Kontakt kurzfristig erfolgen, da akuter Handlungsbedarf besteht.
3. Stellen Sie zusätzlich zur Zahlen-BWA die Entwicklung wichtiger Zahlen grafisch dar, z. B. in Säulen- oder Liniendiagrammen. Damit zeigen Sie die Entwicklungen über einen Zeitraum von mehreren Monaten oder Jahren auf.
4. Kombinieren Sie die Optionen 1 - 3 beliebig miteinander. Zeigen Sie z. B. im Anschreiben wichtige Zahlen und Entwicklungen auf und erläutern diese.

Hat sich der Mandant mit der BWA erst einmal vertraut gemacht, können Sie ihm in der Folgezeit die BWA ohne ausführliches Anschreiben senden und diese lediglich beispielsweise mit farblichen Markierungen und ggf. kurzen Hinweisen zu Besonderheiten versehen. Damit reduzieren Sie den Arbeitsaufwand.

Arbeitsaufwand für Berater begrenzen

Wenn Sie ein Anschreiben für Ihre Mandanten verfassen und ggf. noch grafische Elemente einfügen, scheint der Arbeitsaufwand für Sie auf den ersten Blick relativ hoch. Überlegen Sie daher, bei welchen Mandanten es sich lohnt, diese Zusatzleistungen anzubieten. Dies sollte sich auf mittlere Sicht auch finanziell bemerkbar machen, entweder direkt (zahlungspflichtiges Zusatzangebot) oder indirekt (ggf. als Zusatzleistung mit dem Ziel der Kundenbindung).

Voraussetzung ist, dass die Mandanten selbst eine gewisse Affinität für das Thema Finanzen mitbringen. Mandanten, die überhaupt kein Interesse zeigen, sollten erst einmal auf die Serviceleistungen hingewiesen werden, ohne dass man sie proaktiv erbringt.

BWA zu einem Steuerungsinstrument machen

Versteht Ihr Mandant die wesentlichen Aussagen einer BWA, können Sie im nächsten Schritt die BWA für Ihre Beratung nutzen. Sie können die BWA beispielsweise für Planungszwecke zu nutzen und aus den Zahlen eine Stundensatz- und Auftragskalkulation zu erstellen. Oder aber Sie erstellen auf Basis der BWA eine Fixkostenanalyse. Diese dient Ihnen wiederum als Grundlage für Kostensenkungsmaßnahmen.

Machen Sie mit wenig Aufwand aus der Standard-BWA ein lebendiges Steuerungsinstrument, das aktiv genutzt und auch vom Mandanten verstanden wird. Sie müssen bei der Erstellung und Interpretation der BWA nur einige Dos & Don’ts beachten. Das aktuelle Themen-Special „Tipps und Tricks für eine erfolgreiche BWA: 10 Dos & Don'ts bei der Erstellung und Interpretation“ mit der dazugehörigen BWA-Toolbox bietet Ihnen alles, was Sie dazu benötigen:

• 10 Regeln, die Sie bei der Erstellung und Interpretation unbedingt beachten müssen
• 10 Irrtümer, über die Sie Ihre Mandanten unbedingt aufklären müssen
• Umfangreiche BWA-Toolbox mit hochwertigen Inhalten, wie z.B. dem Mandanten-Merkblatt „BWA lesen und verstehen“ und einem BWA-Musteranschreiben
• FAQ-Sammlung zur BWA

Sie können das Themen-Special „Tipps und Tricks für eine erfolgreiche BWA: 10 Dos & Don'ts bei der Erstellung und Interpretation“ hier kostenlos anfordern.